Pour les professionnels, conserver les archives en papier représente un enjeu majeur. Il s’agit de la mémoire de l’entreprise. Cependant, les documents physiques craignent l’humidité, la lumière et la poussière. Pour qu’ils résistent à l’usure du temps et ne se détériorent pas, ils doivent être stockés dans des conditions optimales. Découvrez nos conseils pour bien conserver vos archives et nos solutions de stockage pour les entreprises en Suisse romande.
Le conditionnement des archives d’entreprise
Tout d’abord, il est essentiel de conditionner les archives en papier de manière adaptée afin de retarder leur vieillissement. L’utilisation de certaines fournitures qui se dégradent facilement avec le temps est à proscrire. C’est notamment le cas des éléments métalliques comme les trombones, les épingles et les coins lettres qui rouillent. Vous pouvez les remplacer par des éléments en plastique. De la même manière, nous vous déconseillons de ranger vos documents dans des chemises ou sous-chemises de couleurs vives. Celles-ci ont tendance à dégorger leurs couleurs sur le papier. Privilégiez les chemises et sous-chemises de couleur neutre.
La solution la plus pratique et la plus efficace réside dans la mise en boîte ou en caisse solide des documents. Gardez à l’esprit que plus les contenants seront grands, plus ils seront difficiles à porter. Il est recommandé de ne pas remplir les boîtes pour permettre une circulation naturelle de l’air à l’intérieur. Vous pourrez ensuite étiqueter chaque boîte ou caisse avant de la répertorier et de la classer dans vos archives d’entreprise.
Le lieu de stockage des archives
Une fois que vos archives sont prêtes, il est temps de les stocker dans un environnement sain et sécurisé. Dans l’idéal, le lieu de conservation bénéficie d’une bonne ventilation de l’air. Il dispose aussi d’un système de contrôle de la luminosité, de la température et de l’humidité. L’objectif est d’empêcher la prolifération d’insectes, de rongeurs, mais aussi de la moisissure. La température parfaite se situe entre 15 et 22 °C et l’hygrométrie (degré d’humidité dans l’air) entre 40 et 55 %.
Les boîtes d’archives ne doivent en aucun cas être posées sur le sol. Elles seraient détruites en cas de dégât des eaux. C’est aussi pour cette raison que le stockage en cave et en garage à louer ne constituent pas de bonnes options. Nous vous recommandons d’installer des meubles de rayonnage en métal inoxydable. Les boîtes ou caisses pourront ainsi être placées sur des étagères.
Le local de stockage des archives doit être régulièrement inspecté, aéré et nettoyé. Il ne faut évidemment ni consommer de la nourriture, ni fumer à l’intérieur de la pièce. Enfin, prévoyez un espace suffisant pour accueillir l’ensemble de vos archives présentes, mais aussi futures.
Quelques règles pour consulter les archives
Pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos documents, il y a certaines mesures pratiques à adopter. En effet, le lieu de conservation des archives physiques de l’entreprise doit être fermé à clé. Son accès est restreint. Autrement dit, seul le personnel autorisé peut consulter les dossiers.
Dans l’idéal, un membre de l’équipe est chargé de contrôler l’accès en faisant signer un registre. La consultation des documents sensibles doit faire l’objet d’un traitement particulier. Le chef d’entreprise peut par exemple l’interdire ou la limiter.
Si un employé doit emporter un document archivé à l’extérieur, il doit bénéficier d’une autorisation écrite. Comme certains papiers sont fragiles, l’usage de la photocopieuse ou du scanner est déconseillé.
Conserver les archives d’entreprise chez un professionnel
Avec l’augmentation considérable du volume des archives à gérer, les entreprises ont tendance à extérioriser le stockage de leurs archives. Puisque les greniers, les caves et les garages à louer ne remplissent pas les critères, elles se tournent vers les dépôts à louer ou la location de box.
Parmi ses nombreux services disponibles, locationdebox.ch propose le stockage d’archives pour les entreprises. Nous pouvons venir les chercher gratuitement chez vous et les conserver dans des conditions optimales pendant la durée souhaitée. L’accès est possible à tout moment sur RDV pendant les heures de bureau car le site est sécurisé. La ou les personne(s) qui auront accès aux archives devront être nommées dans le contrat et se présenter avec une pièce d’identité. Les archives sont stockées dans un endroit sec à température contrôlée.
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