Vous prévoyez de déménager vos locaux professionnels ? Votre entreprise doit changer de bureaux ? Ce processus peut être très stressant pour l’équipe, notamment pour la personne qui est en charge de le mettre en oeuvre.
Naturellement, plus l’entreprise est grande, plus la tâche est compliquée. Il faut assurer la période de transition, ne rien oublier et tout ré-installer correctement dans les nouveaux espaces, sans engendrer de perte de temps ni d’argent.
Cependant, cette étape est souvent synonyme de croissance et de nouveau départ. Aujourd’hui, de nombreux professionnels, comme locationdebox.ch, peuvent vous accompagner pour faciliter ce changement d’adresse. Découvrez nos 8 conseils pratiques pour déménager vos locaux professionnels avec l’esprit tranquille.
#1 Dresser un inventaire du mobilier et des objets
Avant toute chose, il est primordial d’établir une liste de tout ce que vous prévoyez de transporter dans vos nouveaux locaux. Cela vous permettra d’estimer le volume nécessaire pour le ou les véhicules de déménagement. Vous pourrez en profiter pour faire un tri. Débarrassez-vous ce qui ne fonctionne plus et donnez ce qui ne vous sert plus à une association par exemple. Pensez aussi au recyclage pour certains types de déchets. L’inventaire servira bien sûr à vérifier que vous n’avez rien perdu pendant le transport de vos biens professionnels.
#2 Se procurer un plan des nouveaux bureaux
Essayez de vous procurer le plan détaillé de notre nouvel espace professionnel dès que possible. Vous pourrez alors commencer à travailler sur l’aménagement des bureaux et la répartition des bureaux aux employés. Vous pourrez aussi visualiser l’emplacement du mobilier et savoir s’il manque des éléments pour agrémenter les lieux. Le jour J, ce plan aidera la société de déménagement à poser les cartons dans la bonne pièce.
#3 Anticiper les moyens de communication
La majorité des entreprises ne peuvent se passer des services de téléphone et d’Internet pour fonctionner correctement. Pour éviter de perdre du temps le jour de l’emménagement, prévoyez de faire le point avec le technicien de votre boîte. Envisagez ensemble les solutions pratiques et rapides pour offrir des conditions de travail optimales à votre équipe dès l’installation dans les nouveaux bureaux. Idéalement, déplacez-vous sur le site.
#4 Informer du changement d’adresse
Il est essentiel de communiquer sur votre changement d’adresse et la date à laquelle il prend effet à l’avance. Envoyez donc une note à votre banque, votre assurance, vos fournisseurs d’énergie, de téléphone et d’Internet. N’oubliez pas d’informer également vos prestataires, vos clients et vos partenaires. Nous vous conseillons de faire suivre votre courrier à votre nouvelle adresse pendant au moins 6 mois.
#5 Réserver des places de parking pour les déménageurs
Le jour du déménagement et de l’emménagement, les professionnels auront besoin de garer leurs véhicules utilitaires au plus près de l’entreprise. Pour faciliter leur travail et gagner du temps, veillez à réserver des emplacements spécifiques. C’est un détail qu’on oublie souvent, mais qui revêt une importance capitale.
#6 Louer un box de stockage en Suisse
Les dates de déménagement et d’emménagement coïncident très rarement. Dans la majorité des cas, il est nécessaire d’entreposer les biens dans un lieu sûr pendant une période déterminée. Si vous ne disposez pas d’un entrepôt ou d’un garage, nous vous recommandons de vous tourner vers le garde-meuble ou le box. locationdebox.ch possède un site de stockage idéalement situé entre Bulle et Fribourg (sortie autoroute « Rossens »). Nous proposons des palettes et des containers adaptés à tous les besoins. Découvrez nos tarifs et nos services complémentaires.
#7 Faire participer tous les employés
Un déménagement affecte la vie de toute l’entreprise. Nous vous conseillons d’informer tous les salariés bien à l’avance pour qu’ils aient le temps de bien se préparer. Vous pouvez les impliquer dans le processus en répartissant des tâches avant, pendant et après. N’hésitez pas à organiser une réunion pour discuter des modes d’emballage et répondre aux questions. Partagez un maximum d’informations sur les nouveaux locaux et le nouveau quartier pour leur permettre de se projeter.
#8 Les derniers détails pendant le jour J
C’est bien connu, le diable est dans les détails. Le jour J, il vaut mieux tout planifier et ne rien laisser au hasard. Assurez-vous que les consignes soient claires pour les déménageurs et les employés. Désignez une personne à contacter en cas d’urgence pendant tout le processus. Pour encourager les troupes, vous pouvez mettre à disposition des boissons et des en-cas. Pensez à décorer les nouveaux locaux avec quelques éléments festifs (ballons, guirlandes, etc.) pour marquer le coup. Enfin, prévoyez un petit discours de bienvenue à votre équipe et une visite générale des lieux.
En suivant tous nos conseils pratiques, vous pouvez déménager vos locaux professionnels facilement. Vous souhaitez être accompagné pendant cette transition ? Contactez-nous pour nous faire part de vos besoins. Nous vous soumettrons une offre sur-mesure dans les plus brefs délais.
